JobRouter®-Modul JobMail Connect
Die einfachste Art, E-Mails zu archivieren
Mit dem Modul JobMail Connect integrieren Sie JobRouter-Archive zur E-Mail-Archivierung in Microsoft Exchange und alle Outlook-Versionen ab 2010. Zur Entlastung der E-Mail-Systeme, und um eine zentrale Ablage im Dokumenten-Pool zu schaffen, archivieren Sie Ihre geschäftsrelevanten E-Mails direkt aus dem E-Mail-Client heraus. Ihre archivierten Dokumente sind revisionssicher abgelegt, langzeitarchiviert und jederzeit auffindbar.
Die Archivierung von einzelnen E-Mails und/oder Anhängen erfolgt direkt aus dem Mail-Client im Langzeitformat (PDF) oder im originären Outlook-Format (MSG). Die Recherche nach archivierten Mails erfolgt alternativ über JobArchive oder direkt aus dem Mail-Client heraus. Die E-Mails können hier optional als archiviert oder bereinigt gekennzeichnet werden. Den nicht speicherintensiven Mail-Text können Sie im Client beibehalten.
Individuelle Ablagemasken, die eine manuelle Eingabe von Indexbegriffen erlauben, können ebenfalls eingerichtet werden, um z.B. einen Bestell-, Projekt- oder Auftragsbezug herzustellen. Durch die einfache dialoggestützte Indexzuweisung weisen Sie beliebige Header Informationen den Archivfeldern zu. Auch die Hinterlegung fester Feldeinträge sowie eine Indexerweiterung über SQL-Abfragen bieten Möglichkeiten weitere Indexdaten aus externen Quellen auszuwählen und hinzuzufügen. JobMail Connect erfüllt bei ordnungsgemäßem Einsatz die gesetzlichen Anforderungen zur Speicherung steuerrelevanter, digitaler Daten und ist auch konform zu Vorschriften wie Basel II, Sarbanes Oxley (SO) oder IFRS.
JobMail Connect verfügt über folgende Features
- Vollständige Integration in den Outlook-Mail-Client
- Archivierung im PDF- oder originären MSG-Format
- Ergänzung der Indexdaten um feste Werte und individuelle Ablage Masken
- Optionale SQL-Abfragen zur Indexerweiterung
- Kennzeichnung und Bereinigung der E-Mails
- Integriertes Online-Update und automatische Konfigurationsverteilung per E-Mail
- Archivieren und Öffnen direkt aus Outlook
- Unterstützt vollständig Outlook 2010