E-Mail-Archivierung: Was Sie beachten müssen
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Die E-Mail-Archivierung ist ein unerlässlicher Teil der Unternehmenskommunikation. Firmen müssen daher geeignete Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass alle E-Mails ordnungsgemäß archiviert werden. Wir machen Sie mit den wichtigsten Aspekten der E-Mail-Archivierung vertraut.
Einfache Definition
Was ist eine E-Mail-Archivierung?
Die E-Mail-Archivierung sorgt dafür, dass alle ein- und ausgehenden Mails eines Unternehmens oder einer Organisation gespeichert werden. Das hat verschiedene Gründe: Einerseits müssen bestimmte E-Mails aus rechtlichen Gründen aufbewahrt werden, andererseits kann es auch sinnvoll sein, alte E-Mails als Referenzmaterial zu nutzen. Doch bei der E-Mail-Archivierung geht es nicht nur um Aufbewahrung, sondern auch um Sicherheit. Sind alle E-Mails an einem zentralen Ort archiviert, ist es einfacher, auf sie zuzugreifen und sie zu schützen.
Gründe und Vorteile
Warum soll ich Mails archivieren?
E-Mails landen bei Outlook und anderen E-Mail-Programmen zunächst im Posteingang. Von dort aus verschieben Empfänger:innen sie entweder in den passenden Ordner oder in den Papierkorb. Das reicht aber nicht, um der Pflicht zur E-Mail-Archivierung nachzukommen.
Gerade in Zeiten von immer größer werdenden Datenmengen und der Notwendigkeit, schnell auf bestimmte Informationen zuzugreifen, ist die fachgerechte Archivierung von E-Mails unerlässlich. Niemand möchte sich für einen Gesprächsverlauf, der Monate oder Jahre zurückliegt, durch unzählige Ordner und Unterordner kämpfen.
Mit einer organisierten Archivierung von Mails sparen Sie sich diesen Aufwand und haben jederzeit Zugriff auf wichtige Informationen. Kommt es zu Streitigkeiten mit Kunden, Lieferanten, Partnern oder der Kollegschaft, können Sie archivierte Mails bei Klagen als (be- oder entlastendes) Beweismittel heranziehen. Und schließlich gibt es noch die gesetzliche Pflicht zur E-Mail-Archivierung.
Pflicht zur E-Mail-Archivierung
Gesetzliche Vorgaben zur E-Mail-Archivierung
Grundsätzlich sind die Abgabenordnung (AO) und das Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) für die Pflicht zur E-Mail-Archivierung verantwortlich. Aus deren Vorgaben wurden die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) entwickelt, die das "Wie“ der E-Mail-Archivierung festlegen. Weiterhin spielen – je nach Art des Unternehmens und ohne Anspruch auf Vollständigkeit – noch folgende gesetzliche Grundlagen eine Rolle für die E-Mail-Archivierung:
- Aktiengesetz (AktG)
- Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
- Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG)
- Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GBO)
- Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssystem (GoBS)
- Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)
- Gesetz betreffend die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbHG)
- Telekommunikationsgesetz (TKG)
- Umsatzsteuergesetz (UStG)
Beispiel: Archivsystem
Wie die E-Mail-Archivierung funktioniert
Allgemein geht es bei der E-Mail-Archivierung um jegliche Art von E-Mails, ohne besonderen Fokus auf die enthaltenen Anhänge. Möchten Unternehmen Anhänge einer E-Mail, zum Beispiel eine Rechnung, digital archivieren und diese im Anschluss zusätzlich verarbeiten, können sie auf eine Digitalisierungsplattform wie JobRouter® zurückgreifen. So ist es möglich, Rechnungsdaten zu extrahieren und die Rechnungen in einem Prozess freizugeben bzw. zu buchen.
Eine automatische Archivierung von Rechnungen in Outlook-Mails beginnt mit dem Modul JobStart. Dazu überwacht das System den Posteingang. Sobald eine Mail mit einer Rechnung eintrifft, wird ein Prozess gestartet, die Mail bzw. Rechnung zur weiteren Bearbeitung dort angehängt und direkt archiviert. Danach kann der Prozess beliebig erweitert werden, beispielsweise um das automatische Extrahieren von Rechnungsdaten, die Rechnungsprüfung und -freigabe sowie die automatische Buchung im ERP-System. Damit ist es nicht nur möglich, die ursprüngliche E-Mail zu archivieren, sondern auch die Rechnungsverarbeitung zu automatisieren, was Anwendende von manuellen Tätigkeiten entlastet. Zudem können Unternehmen den Prozess für die immer noch gängigen Papierrechnungen verwenden, die zur weiteren Verwendung eingescannt und dem Prozess zugewiesen werden. Auch das Verarbeiten von elektronischen Rechnungen (z.B. im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format) ist mit dem gleichen Prozess umsetzbar. Durch diese Prozessautomatisierung wird die Rechnungsverarbeitung optimiert.
Ablauf einer revisionssicheren Archivierung inkl. digitaler Rechnungsprüfung
Workflow: So läuft die revisionssichere Archivierung und Verarbeitung von Rechnungen aus E-Mails mit JobRouter® ab.
Die Rechnung ist das „Hauptdokument“ im revisionssicheren JobArchive. Die E-Mail im Originalformat und alle weiteren Anhänge werden hinter das Hauptdokument „geklammert“. In JobRouter® haben Freigebende der Rechnung – das kann je nach Rollenprofil zum Beispiel jemand aus der Buchhaltung oder eine Führungskraft sein – Zugriff auf die Rechnung, ohne in Outlook danach suchen zu müssen. Nutzt das Unternehmen eine elektronische Belegerkennung, lassen sich die Rechnungsdaten sogar auslesen und müssen nicht noch einmal händisch in den Prozess übertragen, sondern nur überprüft werden. Je nach Ablauf wird die Rechnung dann in der Plattform digital archiviert oder zur weiteren Bearbeitung an eine weitere Person geschickt.
Häufige Fragen zur E-Mail-Archivierung
Ist die E-Mail-Archivierung Pflicht?
Ist die E-Mail-Archivierung Pflicht?
Egal ob steuerpflichtige Kaufleute, eingetragene Genossenschaften, Handelsgesellschaften oder juristische Personen – alle müssen relevante E-Mails gemäß den gesetzlichen Anforderungen archivieren. Dabei geht es nicht nur um die Aufbewahrungspflicht für sechs bis zehn Jahre, sondern auch um die Sicherheit und Integrität der archivierten Daten. Denn im Falle einer Prüfung durch die Steuerbehörden oder andere Institutionen müssen E-Mails schnell und einfach zugänglich sein.
Stellen Sie unbedingt sicher, dass die E-Mail-Archivierung in Ihrem Unternehmen den Pflicht-Anforderungen des Gesetzgebers genügt. Leider ist das eine Sisyphos-Arbeit – oder ein Fall für sachkundige Datenschutzbeauftragte. Denn es gibt nicht das eine Gesetz, das die Details zur E-Mail-Archivierungspflicht genau vorschreibt.
Welche E-Mails müssen archiviert werden?
Welche E-Mails müssen archiviert werden?
Nicht jede E-Mail muss archiviert werden. Verpflichtend ist die Archivierung allerdings für E-Mails, die einen steuerlichen Bezug haben. Außerdem muss jegliche Geschäftskorrespondenz, wie zum Beispiel ein Angebot, gespeichert werden. Inventarlisten, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege und Inhalte aus Handelsbüchern unterliegen ebenfalls der Pflicht zur E-Mail-Archivierung.
Wie lange müssen Unternehmen eine E-Mail archivieren?
Wie lange müssen Unternehmen eine E-Mail archivieren?
E-Mails, die als Handelsbrief (Geschäftskorrespondenz) gelten, müssen gemäß § 257 HGB sechs Jahre aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ende des Kalenderjahres, in dem die Mail verschickt oder empfangen wurde.
Für Buchungsbelege, Bilanzen, Lageberichte und Rechnungen gilt eine längere Pflicht zur E-Mail-Archivierung – nämlich zehn Jahre. Wie lange Mails im Archiv bleiben, konfigurieren Sie in den Einstellungen Ihrer Software – oder in der Digitalisierungsplattform JobRouter®.
Wo müssen E-Mails archiviert werden?
Wo müssen E-Mails archiviert werden?
E-Mails müssen revisionssicher archiviert werden. Das bedeutet, die Mails und ihre Anhänge müssen vollständig und jederzeit verfügbar sein. Darüber hinaus müssen sie maschinell ausgewertet werden können, ohne die Möglichkeit zur Manipulation. Ein einfaches E-Mail-Programm erfüllt diese Anforderungen nicht. Daher ist es ratsam, auf eine Software zur E-Mail-Archivierung zurückzugreifen – oder auf eine umfassende Digitalisierungsplattform mit entsprechenden Modulen.
Fazit zur E-Mail-Archivierung
Juristische Personen, Unternehmen und Kaufleute haben die Pflicht, bestimmte E-Mails zu archivieren. Ein einfaches Backup des Postfachs genügt den gesetzlichen Anforderungen nicht. Eine clevere Archivierungslösung vereinfacht es, Outlook-Mails zu archivieren. Ob manuell oder automatisch archiviert – die verwahrten E-Mails sollten für die richtigen Personen jederzeit problemlos zugänglich sein. Die E-Mail-Archivierung hilft Ihnen mit der richtigen Software oder eingebunden in eine multifunktionale Plattform für Geschäftsprozesse enorm bei der Prozessdigitalisierung.
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