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Digitalisierung in der Praxis: 4 Hürden für automatisierte Geschäftsprozesse

  • Erscheinungsdatum
  • Lesedauer
  • KategorieGeschäftsprozesse digitalisieren

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist das Herzstück der digitalen Transformation. Entscheider weltweit beschäftigen sich seit Jahren mit der digitalen Optimierung ihres Business und hoffen seither auf das eine Tool, das ihr Unternehmen schnell voranbringt. Doch aus dem einem Tool sind im Laufe der Zeit immer mehr Lösungen für die Digitalisierung bestimmter Teilbereiche im Unternehmen geworden. Diese gilt es nun zu managen.

Unternehmensweite digitale Geschäftsprozesse sind für einen vermeintlichen „Quick Win“ eingetauscht worden. Heute zahlen Entscheider dafür den Preis. Erfahren Sie, welche Denkmuster Ihren Unternehmenserfolg in puncto Digitalisierung hemmen und wie Sie zukünftig die richtigen Entscheidungen treffen.

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Praxistipps – so gehen Sie die Digitalisierung und Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse richtig an

1. Hürde: Viele einzelne Tools für die Digitalisierung einsetzen

Irrglaube: „Je umfangreicher die Digitalisierungs-Tools, desto effizienter das Business“

Durch die bahnbrechenden technologischen Entwicklungen der vergangenen Jahre gibt es eine schier unüberschaubare Menge an (Insel-)Lösungen auf dem Markt. Jede verspricht, den spezifischen Anwendungsbereich bestmöglich zu digitalisieren. Das Tagesgeschäft ist jedoch keine Silolandschaft: Überall, wo Menschen zusammenarbeiten, werden Daten und Informationen ausgetauscht. Oft findet dieser Austausch nur dank manueller Nacharbeiten statt, die einzelnen Tools kommunizieren mehr schlecht als recht miteinander. Mitarbeiter verlieren wertvolle Zeit damit, Prozesse zu überprüfen, Informationen einzuholen oder den Status einer Aufgabe zu erfragen. Im papierlosen Büro sollte dieser Schritt von Software unterstützt oder automatisiert übernommen werden.

Merke: Es geht bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen nicht primär darum, das beste Tool für jeden Anwendungsfall zu haben. Viel wichtiger ist es, die Systemlandschaft zu straffen und Mitarbeiter durch digitalisierte End-to-End-Prozesse zu entlasten. Dafür ist es zwingend erforderlich, dass Unternehmen, deren Entscheider und nicht zuletzt die Anwenderinnen und Anwender eine genaue Vorstellung davon haben, was technologisch möglich, aber nicht zuletzt auch fachlich sinnvoll ist. Andernfalls schreitet die Digitalisierung nicht nur schleppend voran, sie entwickelt auch nicht die gewünschte Effizienzsteigerung oder Kostensenkung.

2. Hürde: Digitalisierung eines bestimmten Geschäftsprozesses isolieren

Irrglaube: „Wir benötigen eine Lösung zur Eingangsrechnungsverarbeitung

Dieser Satz ist oft der initiale Anlass, um eine ECM- oder Workflow-Lösung in Betracht zu ziehen. Häufig entwickeln Unternehmen hierbei einen Tunnelblick auf den bestimmten Einsatzfall, der die Brauchbarkeit einer Lösung für andere Anwendungszwecke in den Hintergrund treten lässt. Dabei sind insbesondere die Finanzbereiche voll von unterschiedlichsten Anwendungsfällen und abteilungsübergreifenden Geschäftsprozessen. Somit geht viel Potenzial verloren, während die Kosten dauerhaft steigen.

Laut einer Capgemini IT-Trend-Umfrage aus dem Jahr 2020 wollen 87 Prozent der Unternehmen und Behörden sowohl 2021 wie 2022 die Digitalisierung weiter ausbauen und nehmen dafür auch die Corona-Pandemie zum Anlass. Fast die Hälfte (48,4 Prozent) plant damit sogar eine Erhöhung des IT-Budgets. Gleichzeitig hat sich die Kostensituation aufgrund von Digitalisierungsmaßnahmen bei 38 Prozent der Unternehmen verschlechtert, wie eine Studie für die Sopra Steria  aus dem Herbst 2020 zeigt. Entscheider sind folglich unzufrieden, da sie Wachstumspotenziale durch Digitalisierungsmaßnahmen nicht realisieren, jedoch erhöhte Ausgaben vermerken.          

Geplante Digitalisierungsmaßnahmen bei Unternehmen 2021 und 2022

Merke: Ineffizienzen bei der Digitalisierung sowie geringeres Unternehmenswachstum resultieren nicht zuletzt aus digitalisierten Prozessen, die nicht durchgängig sind. Unternehmen benötigen ganzheitliche Lösungen. Beispielsweise eine Plattform, die unternehmensweit für unterschiedlichste Anwendungszwecke verwendet werden kann und damit die Effizienz spürbar und dauerhaft steigern kann. Hier muss also bereits vor der Systemauswahl ein Umdenken zwecks Digitalstrategie stattfinden. Zum Beispiel können Maßnahmen wie eine durchgängige Automatisierung dazu beitragen, die Kosten für den Systembestand zu senken.  

3. Hürde: ERP-Systeme zur umfassenden Digitalisierung nutzen

Irrglaube „Die Bearbeitung unserer Bestellanforderungen findet im ERP-System statt“

ERP-Systeme als umfassende Digitalisierungs-Tools zu verstehen, ist ein Denkmuster, dass bereits seit den frühen 2000er Jahren kursiert und sich bis heute hält. Hierbei wird oft außer Acht gelassen, dass die klassischen Standardanwendungen sehr häufig eben nicht in der Lage sind, die individuellen Bedürfnisse der Organisation umfänglich zu erfüllen. Insbesondere in Bezug auf die Prozessabläufe und das damit verbundene Handling von Dokumenten, Daten und Prozessen. Werden ERP-Systeme dennoch zur umfassenden Digitalisierung genutzt, sind Medienbrüche die Folge. Zum Beispiel durch manuelle Zuarbeiten oder beim Wechsel zwischen unterschiedlichen Systemen innerhalb eines Prozessablaufs.

Gerade hier bescheinigt Gartner mit dem Ansatz hybrider Integrationsplattformen, dass Unternehmen eine flexible Anwendungsplattform für durchweg automatisierte Geschäftsprozesse benötigen. Denn oft sind, neben den reinen Daten aus einem ERP-System, noch zusätzliche Informationen notwendig, die aus anderen Quellen stammen. Diese erfordern ein integriertes Handling von dokumentbasierten Informationen oder den Umgang mit Stammdaten in sehr flexibler Weise.

Merke: Eine leistungsstarke Digitalisierungsplattform kann diese Aufgaben meistern, da sie die Daten an der benötigten Stelle im Prozess für die entsprechenden Bearbeiter zur Verfügung stellt. Durch Schnittstellen wird die Kommunikation zwischen Systemen reibungslos hergestellt, automatisierte Prozessschritte erleichtern den Informationsaustausch und bringen Sicherheit über den Prozessstatus sowie benötigte Freigaben. ERP-Systeme allein sind dazu in der Regel nicht in der Lage.

4. Hürde: Dokumentenmanagementsysteme zur umfassenden Digitalisierung einsetzen 

Irrglaube: „Wir steuern unsere Unternehmensprozesse auf Basis einer DMS-Lösung

Ein Dokumentenmanagementsystem ist das am häufigsten eingesetzte Tool bei der Digitalisierung von dokumentbasierten Prozessen. Nichtsdestotrotz ist es ein ebenso häufiger Trugschluss , dass DMS- oder ECM-Systeme eine umfassende Software bieten, um Geschäftsprozesse zu digitalisieren und zu automatisieren. Sie haben das Dokument im Fokus und vernachlässigen damit Prozesse, die rein datenbasiert ablaufen. Dadurch geht viel Potenzial verloren:

Sehr oft werden in den Bereichen HR, Finanzen oder EinkaufDMS-Lösungen etabliert, die sich funktional an der reinen Archivierung von Dokumenten orientieren, weniger am tatsächlichen, digitalen Lebenszyklus eines Dokuments. Gerade im Finanzbereich kommt es aufgrund der Orientierung am papiergebundenen Dokument zu Versuchen, alt hergebrachte beziehungsweise gewohnte Methoden wie das Stempeln von Dokumenten eins zu eins in die digitale Welt zu überführen. Ohne den digitalen Mehrwert durch automatisierte Geschäftsprozesse und neue Arbeitsmethoden zu bedenken.

Merke: Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen eröffnet neue Potenziale. Die bloße Spiegelung von analogen Prozessen in digitale verwirkt diese Chance und kann im schlimmsten Fall zum Wachstumshemmer werden. Denn ein Um- bzw. Neudenken findet bei dieser Herangehensweise oft nicht statt. Dabei bieten moderne Plattformen zur Unternehmensdigitalisierung eine Menge an Möglichkeiten, um Abläufe und Aufgaben in der täglichen Praxis konsequent anders zu handhaben. Und Achtung: Veränderungen sollten nicht als Selbstzweck verstanden werden, sondern immer zu mehr Effizienz in den Workflows führen.

Digitalisierung allein macht nicht den Unterschied

Sofern Entscheider die Digitalisierung innerhalb ihres Unternehmens voranbringen wollen – und damit auch das Unternehmen selbst – sollten Sie die zugrunde liegende Digitalstrategie detailliert hinterfragen. Wie sehen meine Prozesse aus? Wo gibt es Ineffizienzen? Wie können diese automatisiert oder digital ersetzt werden? Welche Geschäftsmodelle lassen sich daraus weiterentwickeln? Und: Welche Software ermöglicht mir dieses Wachstum langfristig?

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