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Ist der Frühjahrsputz schon in Ihrem Büro angekommen?

Räumen Sie bei der Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse richtig auf!

Wir haben einige grundlegende Tipps für Sie zusammengestellt, um Ihre Digitalisierungsplattform in nur 30 Minuten zu prüfen und daraus weitere Maßnahmen abzuleiten:

Egal ob in der Beratung, dem Service oder Support: Wir von JobRouter arbeiten regelmäßig auf Kundensystemen, die unterschiedlicher kaum sein könnten. Bei manchem System finden wir 2.000 Fehlerschritte und 3.000 Vorgänge, die bereits vor Jahren hätten bearbeitet werden sollen. Auf der anderen Seite sehen wir akribisch gepflegte Systeme, die ein Systemadministrator tagesaktuell pflegt und die JobRouter® Ampel stets auf einem grünen - fehlerfreien – Status zu halten versucht. Es ist klar, dass die Geschäftsprozessdigitalisierung und Automatisierung von Vorgängen auch neue Anforderungen und Herausforderungen mit sich bringen. Doch nur ein gewartetes und gut geführtes System erhöht die Nachvollziehbarkeit und schafft Klarheit über Ihren Digitalisierungsfortschritt.

Wir haben deshalb einige grundlegende Tipps für Sie zusammengestellt, um Ihre Digitalisierungsplattform in nur 30 Minuten zu prüfen und daraus weitere Maßnahmen abzuleiten:

Logfiles prüfen und Error- sowie Warning-Meldungen analysieren

Die relevanten Logs der JobRouter® Dienste befinden sich im Installationsverzeichnis der Dienste unter Dienst -> log -> Unterverzeichnisse für JobActivity und JobServer. Zusätzlich sind die Logs von JobRouter® und PHP zu beachten. Für diese können Sie in Ihrem JobRouter® eine Systemanalyse (Konfiguration -> Systemanalyse) erstellen und diese in Ihrer Installation selbst durchsehen.

Vorgänge prüfen und bereinigen

Öfters als gedacht kommt es vor, dass Vorgänge in großen Systemen liegenbleiben. Dabei kann es sich sowohl um erfolgreich verarbeitete aber auch nicht abgeschlossene Vorgänge handeln. Hier können Sie in der Schrittübersicht einfach nach allen Schritten mit „Status Schritt = Alle Aktuellen“ und „Eingangsdatum bis heute – 1 Jahr“ filtern. Diese Ergebnismenge sollten Sie einmal grob durchsehen und sich die Frage stellen, ob es sein kann bzw. korrekt ist, dass ein Schritt oder Vorgang bereits über ein Jahr unbearbeitet ist.

Bei Vertragsdokumenten, die erst nach einer bestimmten Laufzeit, beispielsweise zwei Jahren, auslaufen, kann es gewollt sein, dass diese über ein Jahr unbearbeitet sind. Bei aktuellen Rechnungsbearbeitungen, sollte dies jedoch eher nicht der Fall sein. Zusätzlich können Sie sich bei diesen Fällen überlegen, ob weitere Eskalationsregeln dort sinnvoll sein können. Zukünftig könnte sich ein Vorgang selbst melden, d. h. eine automatisierte Benachrichtigung versenden, wenn die Bearbeitungsfrist überschritten wurde.

Dasselbe können Sie auch mit abgeschlossenen Vorgängen durchführen. Finden Sie hier technische Prozesse oder Routinen, die für Ihre Historie nicht relevant sind, sollten Sie diese löschen.

Vorsicht beim Filtern und Ausführen, denn einmal gelöscht ist letztendlich gelöscht!

Für eine automatische Bereinigung dieser Vorgänge sollten Sie in den Prozesseigenschaften das automatische Löschen nach einer definierten Zeiteinheit einstellen.

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System weiter bereinigen und Deprecations ändern

Weitere Tipps zur Bereinigung und der besseren Übersicht in Ihrem System:

  • Beachten Sie das deprecation.log im JobRouter Output/logs Verzeichnis, welches Sie auf veraltete Funktionen in JobRouter® hinweist. Diese sollten durch die neuen Möglichkeiten und Alternativen zeitnahe ersetzt werden.
  • Prozesse inaktiv schalten, die nicht mehr genutzt werden
  • Quellcode bereinigen
    • API Funktionen, neue JS und PHP Funktionen, die früher eventuell noch nicht vorhanden waren, können jetzt verwendet werden
    • Den Code aufräumen und sinnvoll dokumentieren, damit es auch andere Personen einfach nachvollziehen können
  • Inaktive Benutzer im System sperren und daraus resultierend auch die Rollen prüfen, die nicht besetzt sind. Eventuell werden diese nicht länger benötigt oder sind nicht weiter relevant.

Die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse kann Ihren Mehrwert nur entfalten, wenn Sie diese nachhaltig pflegen und sich mit den Systemen und Abläufen in Ihrem Unternehmen auseinandersetzen. Ist Ihr System auf dem aktuellen Stand, fallen Ihnen Prozessänderungen oder Updates der Software leichter, so dass Sie auf Marktanforderungen schneller reagieren können.

Weitere Infos zur effizienten Prozessdigitalisierung erhalten Sie auf diesen Seiten oder lassen Sie sich von einem unserer Experten zu den neuesten Möglichkeiten mit JobRouter® in beraten.