Direkt zum Hauptinhalt

4 heiße Tipps für Prozessdesigner

Digitalisierungsprojekte mit JobRouter® effizient abschließen

Die sommerlichen Temperaturen bringen uns schon ordentlich ins Schwitzen. Da ist es kein Wunder, dass wir uns gerne um die ein oder andere schweißtreibende Aufgabe drücken – und nach kleinen Alltagshacks suchen. Wir haben bei unseren Beratern nachgefragt, wie sie ihre Digitalisierungsprojekte effizient angehen. In unserem Blog gibt es nun das Resultat: vier heiße Tipps für Prozessdesigner!

1. Besser vor- als nachdenken: Der richtige Start zählt

1. Besser vor- als nachdenken: Der richtige Start zählt

Klären Sie frühzeitig, wer die Rolle des oder der Prozessverantwortlichen übernehmen wird und den richtigen Input aus der Fachabteilung bringen kann. Diese Rolle ist vor allem nach dem Go-Live des Workflows von Bedeutung, um fachliche Anfragen von den Anwendern zu den einzelnen Workflows beantworten und die laufenden Instanzen kontrollieren zu können.

Erstellen Sie ein Grobkonzept zusammen mit den Prozessverantwortlichen und Stakeholdern und gestalten Sie schon in dieser Phase Dialogoberflächen, um Verständnis für die geplante Lösung bei allen Beteiligten aufzubauen. Definieren Sie an dieser Stelle vor allem auch die notwendigen Schnittstellen und die Verantwortlichen.

2. Verwenden Sie Prozessmeldungen für die Prozesserstellung

2. Verwenden Sie Prozessmeldungen für die Prozesserstellung

Prozessmeldungen sind ein bewährtes Mittel, um JobRouter®- Prozessbezeichnungen und Texte in einem zentralen Repository zu speichern und zu pflegen. Durch den konsequenten Einsatz dieses Repositorien, sparen Sie bereits bei der Entwicklung der Prozesse sehr viel Zeit, da Sie eine einmal erfasste Bezeichnung nur noch auswählen müssen. Besonders interessant wird es jedoch bei Änderungen an Prozessen und Formularen, da sich Bezeichnungen durch viele Dialoge ziehen können und deshalb fehleranfällig sind. Hier spielen Prozessmeldungen ihren größten Trumpf aus. Ebenso bieten sie Vorteile bei einer möglichen Übersetzung des Workflows. Exportieren Sie alle Bezeichnungen einfach als Excel-Datei und geben diese zur Übersetzung. Fertig.

3. Weniger ist mehr: Nicht jede Anforderung muss auch im Prozess modelliert werden

3. Weniger ist mehr: Nicht jede Anforderung muss auch im Prozess modelliert werden

Jeder Prozessdesigner kennt dieses Szenario. Bei der Aufnahme eines neuen Prozesses oder bei der Umsetzung werden immer mehr Anforderungen an Sie als Designer herangetragen. Insbesondere die diversen Sonderfälle können eine große Herausforderung darstellen und die Komplexität im Prozess erhöhen. 

Prüfen Sie genau, ob sich dieses Investment lohnt. Vor allem im Hinblick auf die Testbarkeit. Setzen Sie bei der ersten Version des Workflows vielmehr auf Standard-Funktionalitäten, wie Rückfragen oder das Zuweisen, um Sonderfälle abzubilden. Analysieren Sie später, welche Sonderfälle häufig vorkommen und es wert sind, den Prozess dafür anzupassen.

4. Beziehen Sie alle Verantwortlichen in den Prozess ein

4. Beziehen Sie alle Verantwortlichen in den Prozess ein

Als Prozessdesigner muss es ihr Ziel sein, nach der Implementierung eines Workflows möglichst frei für neue Prozesse oder auch Änderungswünsche zu sein. Befreien Sie sich daher von Aufgaben, wie der Datenpflege. JobData bietet Ihnen hier die Möglichkeit, Listen und Stammdaten zentral zu hinterlegen und über Profile bestimmten Anwendern zur Bearbeitung freizuschalten. Nutzen Sie diese Komponente, so dass Prozessverantwortliche diese Daten eigenständig verwalten können. Auch Business-Regeln wie z. B. Freigabelimits lassen sich so zentral definieren.