Direkt zum Hauptinhalt

JobRouter® Solution Template

Eingangsrechnungen effizient bearbeiten und verwalten

Zeit ist Geld – das gilt auch bei der Bearbeitung von Rechnungen. Mit einer digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung behalten Sie den Überblick und sorgen dafür, dass Sie erhaltene Skonti auch nutzen können.

Mit Rechnungen hat jedes Unternehmen früher oder später zu tun. Bei vielen Rechnungen auf einmal, die zum Teil auch noch in Papierform eintrudeln, ist es oft schwierig den Freigabeprozess effizient zu steuern. Abhilfe schafft das Solution Template Eingangsrechnungsverarbeitung. Mit dem Template können Sie Eingangsrechnungsprozesse von der Erfassung einer Rechnung, über die Prüfung bis hin zur Freigabe steuern. Per Kontierungstabelle ist es außerdem möglich, einzelne Kosten an verschiedene Kostenstellen, zum Beispiel Abteilungen oder Personen, zu verteilen und Freigaben einzuholen. Oft liegen die Herausforderungen im Unternehmen aber auch darin, die unterschiedlichen analogen wie digitalen Rechnungsquellen schnell und kostengünstig zu verarbeiten. Skontoverluste sind dann die Folge. Dabei hilft das Solution Template Eingangsrechnungsverarbeitung ebenfalls: Rechnungen werden automatisch per OCR ausgelesen und im System erfasst. Preisnachlässe können Sie zusätzlich ganz einfach in ein vordefiniertes Feld eintragen.

Mit dem Solution Template Eingangsrechnungsverarbeitung kommen Sie dem papierlosen Büro ein großes Stück näher.

Features auf einen Blick

  • Start über E-Mail, FTP oder manuell
  • Auslesen eingehender Rechnungen per OCR
  • Archivierung eingehender Rechnungen
  • Erfassung von Zahlungsbedingungen
  • Verteilung bzw. Prüfung über einen Dispatcher
  • Möglichkeit, Anhänge an Vorgänge hinzuzufügen
  • Kommentarfunktion
  • Kontierungstabelle
  • Erstellung von Buchungssätzen

Das steckt im Solution Template Eingangsrechnungsverarbeitung

Mitgelieferte Widgets

Beim Kauf des Solution Templates Eingangsrechnungsverarbeitung bekommen Sie gleich eine Reihe hilfreicher Widgets für ihre tägliche Arbeit mit Rechnungen mitgeliefert: Sie können in Ihrem JobRouter®-Dashboard die Verteilung der Kosten auf einzelne Abteilungen oder Projekte analysieren, die Summe aller Rechnungen nach Woche, Monat, Quartal und Jahr betrachten sowie prüfen, bei welchen Kostenstellen es offene Rechnungsprozesse gibt. 

Dispatcher startet Eingangsrechnungsprozess

Sie können Rechnungen auf verschiedene Wege in Ihren JobRouter® einspeisen: Entweder als manuellen Upload, als automatisierten Scanprozess und einer FTP-Übertragung oder per E-Mail. In einem ersten Schritt werden die wichtigsten Daten der Rechnung automatisch per OCR ausgelesen. Im Anschluss wird der Dispatcher, zum Beispiel eine Gruppe von Personen oder ein Verantwortlicher, über den begonnenen Prozess informiert. Er überprüft die ausgelesenen Daten und kann die Tabelle um weitere Angaben wie Zahlungsbedingungen und Skonti ergänzen. Außerdem besteht die Möglichkeit, einzelnen Kostenbausteinen unterschiedliche Steuersätze zuzuweisen.

Sachliche Prüfung und Kontierungstabelle

Der Dispatcher bestimmt außerdem, wie mit der sachlichen Prüfung zu verfahren ist. Er kann sie überspringen, einer bestimmten Person zuweisen oder die sachliche Prüfung positionsbezogen durchführen lassen. Ergänzend dazu kann er Beträge einzelnen Kostenstellen wie Abteilungen oder Personen per Kontierungstabelle zuweisen.

Freigabeschleife startet

Neben dem Dispatcher gibt es sieben weitere Eingangsboxen, an die die Rechnung geschickt werden kann: Sachliche Prüfung, Genehmigung, Geschäftsführung, Freigabe durch Einkäufer, Buchhaltung, Abweisen und Buchungssätze. Ist ein Prozessschritt nicht notwendig, kann er auch übersprungen werden. Rechnungen können von Prüfern der jeweiligen Eingabebox abgewiesen werden. Ist das der Fall, wandert die Rechnung in die Eingangsbox „Abweisen“.

Übersicht aller offenen und bereits gebuchten Belege

Das Solution Template bietet außerdem noch zwei Übersichtsfunktionen: Sie können sich alle offenen Belege wie auch alle jemals verbuchten Rechnungen in einer Tabelle anschauen.

nach oben