Direkt zum Hauptinhalt

Dokumentenmanagementsysteme: Anforderungen früher, heute und in Krisenzeiten

  • Erscheinungsdatum
  • Lesedauer
  • KategorieDokumentenmanagement

In den 90er Jahren erlebte das digitale Dokumentenmanagement (DMS) eine erste Revolution: Unternehmen waren begeistert von den Möglichkeiten, die sich durch Fax, Scanner und Kopierer ergaben und die Arbeit mit digitalisierten Dokumenten am Office PC komfortabler, schneller und nachhaltiger machten. Ziel war es, Dokumente aus ihrer papierbehafteten Form in eine digitale zu überführen. Somit sollten Verbindlichkeiten gesichert, ein weiterer Prozess angestoßen oder das Dokument – im besten Fall rechtskonform - digital archiviert werden. Erfahren Sie in diesem Blogpost, wie sich DMS-Lösungen weiterentwickelt haben und welche Anforderungen Sie an Dokumentenmanagementsysteme stellen sollten.

Kurz erklärt

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?

Dokumentenmanagementsysteme (DMS) dienen dazu, ein Dokument entlang des gesamten Dokumentlebenszyklus (Erstellung, Bearbeitung, Überwachung, Verteilung, Archivierung, Löschung) anhand eines Workflows zu verwalten und die Effizienz der Tagesarbeit zu steigern.

Diese Definition besteht schon lange – die Arbeitsweisen und Ansprüche an die Digitalisierung haben sich jedoch grundlegend geändert. Ziel ist es heute, nicht allein digitalisiert, sondern durchweg digital zu arbeiten. Das Dokument steht nicht länger im Zentrum der Abläufe. Daten haben diesen Königsplatz eingenommen und steuern, treiben, bewerten alle Prozesse im Unternehmen. Neue Tools, Systeme und digitale Infrastrukturen bilden ein Ökosystem, das sowohl komplex als auch funktionsstark ist und stetig wächst. Aber wie fügt sich nun ein Dokumentenmanagementsystem in diese IT-Landschaft?

Die Grenzen der Dokumentenverwaltung (DMS) sprengen

Das papierlose Büro hat Aufwind bekommen: Laut Bitkom Digital Office Index 2020 nutzen 63 Prozent der Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern ECM- oder Lösungen zur dokumentbasierten Prozessautomatisierung. Ebenso hat die Hälfte der kleineren Unternehmen eine entsprechendes Tool m Einsatz. Eine beachtliche Entwicklung, bedenkt man Peter Stahlknechts erste Definition von Dokumentenmanagementsystemen: DMS übertrugen die manuelle Arbeitsweise mit Aktenbergen, Ordnern und Dokumenten in ebenso strukturierte digitale Verzeichnisse, um die Dokumentenverwaltung zu modernisieren. Mit klarem Fokus auf eine bestimmte Zielgruppe – nämlich Banken, Versicherungen und Verwaltungen – hatte das DMS ebenso klare Grenzen in Funktion und Anwendung.

Viele DMS-Anbieter hielten lange an diesem Grundgedanken fest, auch wenn sie die Zielgruppe ausweiteten. Nach und nach kamen ergänzende Funktionen wie die Integration in E-Mail-Clients, die automatische Datenextraktion, die digitale Dokumentbearbeitung und ein Unterbau aus Rechte- und Rollen-Management hinzu. Diese Ausrichtung am Dokument als Basis digitaler (Dokumenten-)Arbeit erschwerte die bereichs- und systemübergreifende Zusammenarbeit im Unternehmen massiv. Übergreifende Workflows wurden damit begrenzt, oft musste manuell nachgearbeitet werden. Währenddessen nahmen immer mehr Systeme einstige Funktionen des DMS in ihr Softwareangebot auf.

Kein Wunder, dass das DMS als Insellösung sich neu entwickeln musste: Heute steht das Dokument nicht mehr im Zentrum des Digital Office.

Tschüss, Dokumente schubsen! Heute gelten neue Anforderungungen an die Dokumentenarbeit 2.0

Im papierlosen Büro geht es um Prozesse. Input-, Output-, Throughput-Management – heute sind die Bearbeitungsschritte innerhalb eines Dokumenten-Workflows so variabel wie der Content und die Quellen, aus denen sie angereichert werden. Das erfordert eine Vielzahl an Funktionen und Schnittstellen, um die unternehmensweite digitale Arbeit zu ermöglichen: endlich frei von Medienbrüchen.

Im Laufe der Zeit sind Dokumentenmanagementsysteme mit Enterprise Content Management Systemen an vielen Stellen verschmolzen. Sie haben ihre Schnittstellen erweitert und arbeiten nun mit den Daten aus dem bereitgestellten Content entlang definierter Workflows. Am Beispiel Rechnungsverarbeitung zeigt sich, dass 26 Prozent der befragten Unternehmen im Bitkom Digital Office Index 2020 bereits heute nur elektronische Rechnungen erhalten, weitere 49 Prozent erhalten diese sowohl elektronisch als auch papierbasiert und 23 Prozent rein papierbasiert. Daraus ergibt sich deutlich, wie vielschichtig dokumentbasierte Abläufe sein können:

Es wird klar, dass es heute viel mehr darum geht, Effizienzen zu heben. Mitarbeiter benötigen Zugriff auf Daten und weitestgehend automatisierte Schritte im Tagesgeschäft. Das Stichwort lautet: Prozessautomatisierung als Basis der digitalen Dokumentenarbeit.

Digitale Prozessautomatisierung

  • reduziert das Fehlerpotenzial durch manuelle Arbeit,
  • vernetzt die Organisation,
  • entlastet Ressourcen in Zeiten des Fachkräftemangels und
  • trägt zur nachhaltigen Qualitätssicherung im Unternehmen bei.

Dokumentenmanagementsysteme Anforderungen heute: Gemeinsam mit und an Daten arbeiten

Im Zentrum des Unternehmens steht folglich der Workflow. Jener Arbeitsablauf, der sowohl Systeme als auch Mitarbeiter und Partner verbindet und jedem eine gewisse Rolle zuspricht. Erst, wenn der Dokumenten-Workflow auch all diese Mitspieler erreicht, kann papierlos und digital automatisiert gearbeitet werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Prozess mit einem Dokument startet, ein Dokument währenddessen erstellt wird oder lediglich Inhalte aus einem Dokument zur Verfügung gestellt werden - alles kann, nichts muss.

Damit diese Arbeitsweise jedoch gelebte Realität wird, ist die Systemauswahl kritisch: Nur wenn der Software eine starke Prozess-Engine zugrunde liegt, profitieren Unternehmen von durchgängiger digitaler Dokumentenarbeit. Dafür müssen sich die Akteure erst von der Idee des (Papier-)Dokuments verabschieden und das Potenzial der Automatisierung anerkennen.

Dokumentenmanagementsysteme: Anforderungen in Krisenzeiten

In Krisenzeiten, wie sie beispielsweise durch die Corona-Pandemie ausgelöst wurden, müssen Unternehmen flexibel und zügig auf neue Anforderungen und Richtlinien reagieren. Dazu gehört es auch ein Konzept für das Homeoffice anzubieten, so dass die Tagesarbeit sowohl sicher als auch produktiv erfüllt werden kann. Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen und Dokumentenarbeit ist wettbewerbsentscheidend.

Ein Dokumentenmanagementsystem kann bei dieser Aufgabe helfen, denn es ermöglicht den Zugriff auf Dokumente von überall. Damit entfällt das Schleppen von Aktenordnern und ineffizientes Versenden von Dokumenten. Doch auch ein DMS muss in der Lage sein, die Anforderungen an durchweg digitales Arbeiten zu erfüllen – und hier wird es bei Insellösungen schwierig. Diese sind nicht durchweg prozessorientiert und können somit selten den gesamten Dokumentenlebenszyklus digital unterstützen.

Immer wieder ist manuelles Nacharbeiten notwendig. Das wirkt sich schließlich negativ auf die Produktivität aus und kann den Wechsel zwischen Bürotätigkeit und Homeoffice stören. Deshalb sollten Unternehmen darauf achten, dass ihre Dokumentenarbeit durch einen leistungsstarken Workflow vollständig abgedeckt ist – zum Beispiel mit Hilfe einer Digitalisierungsplattform.   

nach oben