Skip to main content

Dijital Personel

Elektronik personel dosyası

Şirketlerdeki en yüksek kağıt yığınları muhasebe departmanları başta olmak üzere personel departmanlarında bulunur. Kısa süre öncesine kadar personel hizmeti veren TimePartner için de aynı durum söz konusuydu. Hamburglu şirket 2013 ilkbaharında yapılan bir revizyon sonrasında elektronik fatura işlemi ve elektronik personel dosyasına geçişin koşullarını sağladılar. Yeni "daimi personel" olarak JobRouter® iş akışı yönetim sistemini bünyeye aldılar. Kendisinin kişilik özellikleri şöyledir: Tüm arayüzlere hoşgörülü, dürüst, verilere aç bir beyin ve yüksek hıza sahip çalışma temposu.

Sabırlı kağıt

Bilindiği gibi kağıt çok sabırlı olma şüphesi taşımaktadır. Özellikle büyümekte olan, personel hizmetleri sunan TimePartner'in dosya dolaplarında (şimdilik) bunlardan çok miktarda bulunmaktadır. Ülke çapında faaliyet gösteren şirket, yaklaşık olarak 8.000 çalışanı istihdam etmekte ve 100 şube işletmektedir. Hesaplandığında, her bir şubede ortalama dolu dolu 80 adet dosya saklanmaktadır. Bunun yanında eski çalışanların içeriği nedeniyle yasal saklama sürelerinden dolayı bir on yıl sonrası imha edilebilen sayısız eski dosyalar da cabası. Ancak iş akışı yönetim sistemi JobRouter® şirkete yerleştiğinden beri artık bu durumun günleri sayılmaya başladı.

TimePartner'da yasal ve toplu iş sözleşmesine uygun bordroların sağlanmasından sorumlu maaş bordro yöneticisi Florian Reichel "Son altı şubeyi dijitalleştirir dijitalleştirmez bir eksiksizlik kontrolü gerçekleştirilecek ve ardından her bir kağıt yasalara uygun şekilde imha edilecektir" şeklinde bir açıklama yapıyor.

Kağıt ormanında temizlik

Kağıt ormanında temizlik

Geleneksel işlem düzeni Reichel ve ekibinin sabrını yıllarca sınamıştı. Her gün şubelerden yüzlerce taranmış faaliyet raporu E-posta ile Hamburg merkezine yağıyordu. Bunların eksiksiz veya uygun olup olmadıkları ve çalışanlar veya müşteri tarafından imzalanıp imzalanmadıkları yönünden kontrol edilmesi gerekiyordu.

Bu dokümanlar işlem sonrası elle sıralarına göre ayrılarak, fatura ile birlikte gönderiliyordu. Kiralanan 20 çalışanın sadece bir aylık faturası 80 ila 90 yaprak kağıt kapsamaktaydı - bu durum senede birkaç bin faturada kaynakları tüketen bir süreç haline gelmişti.

Sorun şuydu: Kargo ve taşıma maliyetlerine ek olarak manuel gerçekleşen kontrol ve açıklamasıyla beraber düzenlemesi yapılmayan taranmış verilerin işlenmesi, personelin yoğun emeğini gerektiren ve oldukça zaman alıcı bir süreçti. Bir elektronik çözümün gelmesi gerekiyordu. "Sertifikalı bir sürece ve sertifikalı bir sisteme ve nihayetinde bir tarayıcıya da ihtiyacımız vardı", şeklinde toparlıyor Reichel. Üstelik bu boyuttaki geçiş süreçlerini şekillendirebilecek tecrübeli bir proje partnerini bulmak gerekiyordu.

Aynı bir tarayıcı gibi okumayı öğrenmek

Aynı bir tarayıcı gibi okumayı öğrenmek

Reichel için iki nokta esastı: Elektronik dosya yönetimi ve ücret hesaplama işlemi faaliyet raporları ve personel dosyasının bir parçası olarak faturanın oluşturulması. Dosyaların dijitalleştirilebilmesi için tarayıcıların sadece yazdırma işlemi değil, bununla beraber daha da fazlasını yapabiliyor olması gerekir. Bir doküman numara sistemi okumayı öğrenme işleminde yardımcı olmaktadır. Numara kodları, OCR okuyucusu SmartFix'in ilgili alanları tanıması ve okuması için kağıda basılır. Verilerin ve dokümanların dijital ortama atılıp kaydedilmesinden sonra, iş akışı yönetim sistemi JobRouter® devreye girer ve personel departmanındaki iş süreçlerinin nasıl verimli bir şekilde gerçekleşebileceğini gösterir.

Merkezi nokta® JobRouter

Merkezi nokta® JobRouter

Kendisinin yeteneği, bilgileri ve görevleri birleştirmede ve atamalarını yapabilmesinde gizlidir. JobRouter®; elektronik personel dosyası olmamakla birlikte, kullanıcılarının üretken olabilmesi için bir kurye görevi görür. JobRouter® şikayetçi olmadan her sistemle birlikte çalışabilir ve her iş yükünün altından kalkabilir. İş akışı yönetim sistemi görevlerin zamanında işlenmesini ve kombine edilmesini, değerlendirilmesini ve verilerin düzenlenmesini kolaylaştırır – tabii ki erişim varsa. Çünkü personel alanında verilerin korunması en yüksek önceliğe sahiptir. Reichel durumu "öyle bir yetkinlik sistemi geliştirdik ki, daha Windows'a giriş yapmadan, kimin neyi yapabileceği kontrol ediliyor", şeklinde ifade ediyor.

"Fatura oluşturma işleminde yüksek ölçüde şeffaflık"

"Fatura oluşturma işleminde yüksek ölçüde şeffaflık"

JobRouter® personel numaralarını tespit ediyor, personel verilerini düzeltiyor ve kayıt maskelerinde kontrol edilmiş değerleri ayarlıyor. Otomatik uygunluk ve eksiksizlik kontrolleri sayesinde uyumsuzluklar anında fark edilebiliyor. Sonuçta JobRouter® fatura formlarını önceden kaydedilen faaliyet raporları ile bir araya getirir ve bunları elektronik gönderi veya posta gönderisi için hazırlar.

Ancak gönderi öncesi JobRouter® aracılığı ile şubeyle dört göz ilkesine göre bir ön fatura ayarlanır. İş akışı yönetim sistemi son olarak tüm verileri ve dokümanları saklanmak üzere değiştirilmeye karşı güvenli olan arşiv sistemine taşır.

Florian Reichel, elektronik personel dosyası içindeki bu muazzam kalite artışını takdir ediyor. Tüm güvenlik eğitimlerinin mevcut olup olmadığını kontrol etmek istediğinde, sadece ilgili doküman numarasını seçiyor.

Bir müşteri bir fatura tutarsızlığı için aradığında, masasından kalkmadan veya üçüncü bir kişiye başvurmak zorunda kalmadan eşleştirme veri tabanına erişiyor, çalışanı filtreliyor ve JobRouter® üzerinden atanan faaliyet raporlarını ve faturaları görüntülüyor. Reichel işi "temelde birçok iş adımı daha kolay ve daha verimli", şeklinde özetliyor. Bir şube müdürünün mevcut iş sözleşmelerinin çalışan sayısı ile eşleşip eşleşmediğini her zaman kontrol edebileceğini belirtiyor. "Bunun için yerinden kalkması bile gerekmiyor."

Hedef: İş piyasasında ilk adres

Hedef: İş piyasasında ilk adres

Dijitalleşme iş arkadaşları ile birlikte çalışmayı da değiştiriyor. Bu durum bir revizyon numunesi örneğinde belirginleşiyor: Sayısız şubelerdeki çalışanlar işlerini bölüp, dosya yığınlarından sayfaları çevirmek ve kağıt paketleri hazırlamak zorunda kalıyorlardı. Bugün ise ideal durumda bir kontrolün yürütüldüğünden haberleri dahi olmuyor çünkü JobRouter® gereken verileri sanal çekmecelerden çarçabuk alıyor. İletişim vesileleri bugün ana faaliyete odaklanıyor, yani maaş muhasebesi ve muhasebenin mükemmel uyumundan yararlanan personel hizmetlerine.

Yeşil renkte tek ev olmak ve ‚YOUR BEST PARTNER‘ iddiamız, Alman iş piyasasında ilk adres olma hedefimizi yansıtmaktadır. Müşterilerimiz bize güveniyor. Elektronik personel dosyasını devreye alırken hizmeti sunana olduğu kadar yazılıma yönelik güvene de ihtiyaç vardır. Bizler ihtiyaç halinde tek bir sisteme hapsolmadan, duruma özel yazılım ürünlerini değiştirmek için JobRouter® iş akışı yönetim sistemi ile bilinçli olarak bağımsız bir sistemi tercih ettik. Kim değişimin üstesinden ek bir personel olmadan gelmek istiyorsa, çalışanlarına olabildiğince çok bilgilendirme yapması ve destek sunması gerekir. Biz sık sık geri bildirimleri ve iyileştirme tavsiyelerini kabul ettik. Şimdi ise şunu söyleyebiliriz: Bu şekilde iyi gidiyor! Bilgi İşlem sorumlumuz Torsten Weise ile JobRouter distribütörünün ortak çalışmasının iyi olması sayesinde de iyi gidiyor.

Florian Reichel
şirketi Maaş Bordro Yöneticisi
TimePartner GmbH

Yeşil renkte tek ev olmak ve ‚YOUR BEST PARTNER‘ iddiamız, Alman iş piyasasında ilk adres olma hedefimizi yansıtmaktadır. Müşterilerimiz bize güveniyor. Elektronik personel dosyasını devreye alırken hizmeti sunana olduğu kadar yazılıma yönelik güvene de ihtiyaç vardır. Bizler ihtiyaç halinde tek bir sisteme hapsolmadan, duruma özel yazılım ürünlerini değiştirmek için JobRouter® iş akışı yönetim sistemi ile bilinçli olarak bağımsız bir sistemi tercih ettik. Kim değişimin üstesinden ek bir personel olmadan gelmek istiyorsa, çalışanlarına olabildiğince çok bilgilendirme yapması ve destek sunması gerekir. Biz sık sık geri bildirimleri ve iyileştirme tavsiyelerini kabul ettik. Şimdi ise şunu söyleyebiliriz: Bu şekilde iyi gidiyor! Bilgi İşlem sorumlumuz Torsten Weise ile JobRouter distribütörünün ortak çalışmasının iyi olması sayesinde de iyi gidiyor.

Florian Reichel
şirketi Maaş Bordro Yöneticisi
TimePartner GmbH

Bir bakışta elektronik personel dosyasının JobRouter® ile avantajları

  • Yasal talepleri karşılar, revizyona karşı güvenlidir
  • Zamandan, personelden, malzemeden ve depolama kapasitesinden tasarruf yaptırır
  • Verileri güvenli yetkinlik yönetimi sayesinde korur
  • Sabit bir yerden bağımsızdır, eş zamanlı erişim olanağı sayesinde de verimi artırır
  • Otomatik uygunluk ve eksiksizlik kontrollerine izin verir
  • Harici kontroller için hazır olmaya olanak sağlar
  • Taşıma maliyetine neden olmadan içerikleri nakleder

Proje detayları

Müşteri
TimePartner Personalmanagement GmbH
Branş
Personel hizmetleri
Personel sayısı
Yaklaşık 100 şubede yaklaşık 8000 çalışan
İşlemler
3000 işlem / günde tüm genel süreçler
Veri bankası
Microsoft SQL Server
Özellikler
Sektör yazılımları L1, DocuWare, SmartFix üzerinden bağlantı
Devam eden süreçler
Elektronik fatura işlemi, elektronik personel sayısı, elektronik fatura oluşumu
TimePartner Personalmanagement GmbH

Şirketinin kısaca profili TimePartner Personalmanagement GmbH

TimePartner Personalmanagement GmbH şirketi, merkezi Hamburg'da bulunan bir personel hizmeti sağlayıcısıdır. Şirket, yaklaşık olarak 8000 çalışanı istihdam etmekte ve 100 şube işletmektedir. Özellikle üretim ve havacılık, zanaat, pazarlama ve sağlık sektörü ve ayrıca bilişim, mühendislik ve teknik alanları için uzman ve yönetici çalışan talepleri bulunmaktadır. TimePartner büyük müşterilerde ihtiyaç durumunda kurum içi çözümlerin kurulumunu yapmaktadır. Bunlar iş arkadaşları ile doğrudan yerinde ilgilenen proje yöneticileridir. Şirket yönetimi, 2014 yılında hisse sahibi olarak Auctus Capital Partners AG'nin iştirakı ile beraber sahipleri Sven Kilian (CEO) ve Thorsten Droste'nin (CFO) ellerinde bulunmaktadır.