Skip to main content

Ağ bağlantılı sistemler

SAP Fatura Kontrolü

Fatura onayının kolaylaştırılması

Şimdiye kadar gelen tedarikçi faturaları muhasebe tarafından taranıyor ve manuel  olarak okunan sipariş numarası, E-posta yolu ile ilgili çalışana gönderilip, kendisinden faturayı onaylaması rica ediliyordu. İlgili kişi ya e-postaya doğrudan cevap verip, bununla birlikte faturayı onaylıyordu veya faturanın çıktısını alıp bunu imzaladıktan sonra faturayı muhasebeye göndererek, orijinal faturanın arkasına zımbalanmasını saǧlıyordu.

Bu yöntem, sadece çok zaman kaybettirmekle kalmayıp, her bir faturaya ayrıca onaylı kağıdın eklenmesinden dolayı, kağıt sarfiyatını artırmakta ve gittikçe daha fazla klasör gerektirmekteydi.  Onaylanması gereken faturaların takip edilmesi, aynı şekilde daha fazla zahmet gerektiriyordu.

Güncel olarak artış gösteren, günlük100'ü aşkın fatura hacminde, profesyonel bir çözümün bulunması gerektiği, çabuk anlaşıldı. Faturalar, ideal durumda girişlerinin yapıldığı aynı ay içerisinde kaydediliyor olmalıydı. Böylece faturaların zamanında işlenememesi ve ayrıca münferit faturaların kaybolması artık geçmişte kalmalıydı. Birçok sistemin karşılaştırılmasının ardından, JobRouter® İş Akış Yönetim Sistemi'nden (WfMS) yana tercih yapılmıştır.

Sonuç: Sade & Güvenli İşlem

Sonuç: Sade & Güvenli İşlem

Şimdiye kadar gerçekleşen işlem akışı, muhasebe ile beraber belirli noktalarda tekrar optimize edilmiş ve ardından JobRouter'da® oluşturulmuştur. Bunu, zaman zaman küçük hataları ve iyileştirme potansiyellerini ortaya çıkaran, kapsamlı bir test süreci takip etmiştir. Nihayetinde yazılımın üretim sürecine alınmasına ve o zamandan beri işletmede yoğun şekilde kullanılmasına dek, işlem gittikçe daha da hassaslaştırılmış ve işletmeye özel ihtiyaçlara göre uyarlanmıştır.

Her bir fatura, muhasebe tarafından girilen faturaların manuel olarak tahsisi yapılan bir maliyet merkezini veya bir proje numarasını gerektirir. Bu, işlem hesabı veya maliyet merkezi seçimini yapmak anlamına gelir. Ardından fatura taratılır. Muhasebeci artık taranmış olan dokümanı SAP programında açabilir ve kaydedebilir. Fatura, onaylanmadığı sürece, ödeme işlemi SAP'de bloke edilir. Bu engel ancak faturanın onaylanmasından sonra kaldırılır.

Kişisel görev yöneticisi

Kişisel görev yöneticisi

Şimdi WfMS JobRouter® kullanıma giriyor. Her bir maliyet merkezine sorumlu bir çalışan atandığından dolayı JobRouter®, SAP'ye faturanın girilen verileri sayesinde, hangi çalışana bir e-postanın gönderilmesi gerektiğini bilir. Onay verecek olan çalışan bilgilendirme e-postasında, onaylamaya dair bir talimat ve aynı zamanda taranmış olan faturayı ve onaylama ekranını açacak bağlantıyı içeren bir mesaj bulur.

Fatura onaylandığında, SAP'de bloke edilen ödeme, otomatik olarak kaldırılır, böylece sonraki ödeme periyodunda fatura tutarı karşılanabilir. Çalışan, belirli nedenlerden dolayı faturayı onaylamadığında, bir yorum ekleyerek, JobRouter® üzerinden başka bir çalışana iletebilir. Bu çalışan da faturayı onaylama veya reddetme olanağına sahiptir. Muhasebe, faturadaki bir hatadan dolayı onayın sürekli reddedilmesi durumunda, JobRouter® aracılığıyla gönderilen bir e-posta ile bu durum hakkında bilgi alabilir.

Yönetim için avantajlar

Yönetim için avantajlar

  • Tüm proje ve süreç adımları üzerinde kontrol ve şeffaflık
  • Zaman denetimi sayesinde zamanında işlem yapma imkanı
  • Kısaltılmış işlem süreleri
  • Hata kaynaklarının azaltılması
  • Süreç kalitesinin artırılması
  • İdari giderlerin düşürülmesi
  • Web tabanlı arayüz sayesinde her yerden erişim imkanı
  • Daha yüksek tedarikçi memnuniyeti
  • Tüm etkinliklerin dokümantasyonu ve geriye dönük izlenebilirliği
  • Güvenilir arşivleme ve tüm dokümanlara hızlı erişim

Çalışanlar için avantajlar

Çalışanlar için avantajlar

  • Kişisel görev yöneticisi
  • Zamanında işlem yapma imkanı
  • İş kalitesinde artış
  • Hata kaynaklarının azaltılması
  • Daha hızlı ve daha kolay işlem yapma imkanı

Herkes faydalanır

Herkes faydalanır

JobRouter'da® bir fatura işlenmediğinde, atanmış olan çalışan, belirlenen sayıdaki günden sonra, faturayı onaylamasına dair ricayla bir hatırlatma e-postası alır. Onaylanması gereken faturanın işlemi gerçekleşmediğinde, muhasebe bu durumdan bir e-posta ile bilgilendirilir. Artık daha önce çeşitli yerlerde ihtiyaç olunan tüm çıktılar ortadan kalkar. Kağıt sarfiyatı belirgin şekilde azaltılmış ve sürecin işlem süresi oldukça kısaltılmıştır.

Bir geçmiş, ayrıca tüm faturalara genel bakış olanaǧı verir . Böylelikle birkaç tıklamayla, hangi çalışanın ne zaman hangi faturayı onaylamış olduğu ve hangilerinin henüz işlenmediği veya reddedilmiş olduğu görülebilir. JobRouter® tarafından zamanında, otomatik olarak güvenli ve hızlı bir süreç akışını sağlayan hatırlatma ve ayrıca bilgilendirme e-postası gönderilir.

JobRouter®, IHI Charging Systems International'a böylece faturaların zamanında ve profesyonelce işlenmesi ile beraber şeffaf bir muhasebeyi sağlar ve şirket verimliliğini artırır. 2013'den bu yana BAPI'ları ara birim yazılımı olmadan, doğrudan JobRouter'dan® çağırabilme olanağı vardır. Bunun için JobSAP BAPI modülü kullanılmaktadır.

Proje detayları

Müşteri
IHI Charging Systems International GmbH
Branş
Otomobil tedarikçileri
Personel sayısı
yakl. 1.000
Veri bankası
Microsoft SQL Server
Özellikler
Gayri merkezi şirket organizasyonu
Devam eden süreçler
Fatura giriş kontrolü, Dahili çaǧrı izleme sistemi (Ticketing System)
IHI Charging Systems International GmbH

Şirketinin kısaca profili IHI Charging Systems International GmbH

IHI Charging Systems International 2001 yılında Daimler AG ve IHI Corporation şirketleri tarafından, Alman-Japon ortak girişimi ile kurulmuştur. IHI Charging Systems International (ICSI), Heidelberg, Ichtershausen ve (İtalya) Cernusco'da bulunan şubeleri ile yüksek verimli turbo şarjerlerin geliştirilmesi, üretilmesi ve pazarlanması konusunda ihtisaslaşmıştır. Müşterileri arasında örneğin Daimler, VW, Audi, Skoda, BMW, Ferrari ve diğer otomobil endüstrisinin Avrupalı markaları yer